Archivordnung

Archivordnung
des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie 

Präambel 

Durch die Zusammenlegung der vormaligen Landesämter für Denkmalpflege und Archäologie zum gemeinsamen Landesamt zum 1.1.2004 untergliedert sich das Archiv in das Altakten-,  Orts-, Bild- und Planarchiv der Denkmalpflege sowie die Registratur,  das Schrift-, Bild-, Plan- und Hausarchiv der Archäologie. Zu den Beständen zählen ehemalige Arbeitsunterlagen, Protokolle, Schriftwechsel, Inventarisationen, Nachlässe, Ortsakten, Dokumentationen, Sammlungsunterlagen, Kataloge, Verwaltungsschriftgut, Stellungnahmen, historische Abbildungen, Karten, Pläne, Fotos, Dias, Negative, Druckvorlagen, Verwaltungs- und Findhilfsmittel. 

§ 1 Aufgaben und Stellung des Archivs 

1. Das Archiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung angefallenen Unterlagen, die zur Auf­gabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleibendem Wert zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen sowie allgemein nutzbar zu machen. Das Archiv sammelt außerdem sämtliche Dokumentationsunterlagen zu Kulturdenkmalen des Landes Sachsen-Anhalt.
   Es kann fremdes Archivgut aufnehmen.
2. Das Archiv fördert die Erforschung der Besiedlung des Landes Sachsen-Anhalt sowie die Kenntnis, die Pflege und den Schutz seiner Kulturdenkmale.

§ 2 Benutzung des Archivs

Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Archivordnung das Archiv benutzen.

§ 3 Art der Benutzung

1. Archivgut wird im Regelfall durch persönliche Einsichtnahme im verwahrenden Archiv benutzt (Direktbenutzung).
2. An die Stelle der Direktbenutzung kann auch der Auskunftsdienst in Form von schriftlichen oder mündlichen Auskünften treten. Die Beantwortung von Anfragen kann sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränken.
   Eine inhaltliche Beantwortung der Anfrage kann nicht vorgenommen werden, wenn
   (a)   ein unvertretbar hoher Arbeitsaufwand erforderlich ist oder
   (b)   unzureichende Angaben die Ermittlungsarbeiten erheblich erschweren.
3. Der Benutzer ist berechtigt, Aufzeichnungen aus ihm vorgelegtem Archivgut anzufertigen. Der Referatsleiter Archive kann die Vorlage dieser Aufzeichnungen verlangen.
4. Die Benutzung kann auch durch Vorlage von Reproduktionen erfolgen und durch die Abgabe von Reproduktionen ergänzt werden. Ein Rechtsanspruch auf Abgabe von Reproduktionen besteht nich­t.
5. Die für die Benutzung von Archivgut getroffenen Bestimmungen gelten für die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend.

 § 4 Benutzungserlaubnis 

1. Die Benutzung des Archivs wird auf Antrag (siehe Anlage) zugelassen, soweit Sperrfristen nicht entgegenstehen. Die Genehmigung erteilt der Referatsleiter Archive.
2. Unterlagen zu noch laufenden bzw. gerade abgeschlossenen Vorgängen unterliegen Sperrfristen und können nur mit Genehmigung des Direktors bzw. für die Denkmalpflege des Landeskonservators eingesehen werden. Aufzeichnungen und Reproduktionen jeglicher Art sind untersagt.
3. Der Antragsteller hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen und einen Antrag auf Nutzungsgenehmigung auszufüllen. Hiervon ausgenommen sind die Mitarbeiter des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie und ehrenamtlich Beauftragte für archäologische Denkmalpflege.
4. Der Antrag gilt nur für das laufende Kalenderjahr und den angegebenen Benutzungszweck. Bei Änderungen des Benutzungszweckes oder des Forschungsgegenstandes ist erneut ein Antrag zu stellen.
5. Wünscht ein Benutzer andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu seinen Arbeiten heranzuziehen, so ist von diesen jeweils ein Antrag entsprechend der Anlage 1 zu stellen.
6. Die Erteilung der Benutzungserlaubnis begründet keinen Anspruch auf
   (a)    Vorlage und Einsichtnahme in Findhilfsmittel oder
   (b)    Vorlage von Archivgut in einer vom Benutzer bestimmten Zeit.
7. Die Benutzung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
   (a)    Grund zu der Annahme besteht, daß schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen bzw. die Verletzung von Urheber- und Persönlichkeits-schutzrechten befürchtet werden muß,
   (b)    der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde,
   (c)    ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde.
8. Die Benutzung des Archives kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
   (a)   das Wohl des Landes sowie die Interessen des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie verletzt werden könnten,
   (b)   der Antragsteller wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivordnung verstoßen oder ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
   (c)   der Erhaltungszustand des Archivgutes eine Benutzung nicht zuläßt,
   (d)   Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
   (e)   der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.
9. Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
   (a)   Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
   (b)   nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
   (c)   der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder erteilte Auflagen nicht einhält,
   (d)   der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.

 § 5 Verhalten in Benutzerräumen 

1. Die Archivalien können nur während der festgesetzten Öffnungszeiten in den dafür vorgesehenen Räumen unter Aufsicht der Archivmitarbeiter eingesehen werden. Eine Ausnahmeregelung gilt für die Wissenschaftler und das technische Personal der Fachreferate im Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie, welche für einen befristeten Zeitraum Archivgut bei den Archivmitarbeitern ausleihen und an ihrem Arbeitsplatz unter Berücksichtigung der Archivordnung einsehen können. Diese Ausleihe ist zu verzeichnen. Das Archivgut hat an diesen Arbeitsplätzen jederzeit zugänglich zu sein.
2. Mäntel, Mappen, Taschen, Kameras und dergleichen sind von den Benutzern an der Garderobe abzulegen.
3. Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus dem Benutzerraum ist nicht gestattet.
4. Das Betreten der Magazinräume durch Benutzer ist nicht gestattet.
5. In den Nutzerräumen ist Ruhe zu wahren.
6. Zum Abschluß eines Besuches meldet sich der Benutzer beim Aufsichtspersonal ab.

§ 6 Kontrolle der Benutzer 

1. Zur Sicherung der Bestände sind die Archivmitarbeiter berechtigt, Benutzer beim Verlassen des Archivs auf mitgeführte Archivalien zu kontrollieren.
2. Bei begründetem Verdacht auf Verstoß gegen die Benutzungsordnung sind alle Archivmitarbeiter berechtigt und verpflichtet, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen; insbesondere den Benutzer aufzufordern
   -   Namen und Adresse anzugeben,
   -   seine eventuell vorhandenen Taschen zu öffnen und vorzuzeigen,
   -   das Gebäude zu verlassen.
   Polizeiliche Maßnahmen sind davon ausgenommen.

 § 7 Vorlage und Benutzung des Archivgutes

1. Das Archiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken; es kann die Bereithaltung zur Benutzung zeitlich begrenzen.
2. Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, bei der Benutzung desselben zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Die Benutzung hat mit sauberen, gewaschenen nicht eingecremten Händen zu erfolgen; im Einzelfall ist die Benutzung nur unter Verwendung von Baumwollhandschuhen gestattet.
3. Der Benutzer ist im Umgang mit den Archivalien und Findmitteln zu größtmöglicher Sorg­falt verpflichtet und haftet für jede Fahrlässigkeit. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern. Insbesondere ist es nicht gestattet,
   (a)   die Reihenfolge und Ordnung der Archivalien zu verändern; vor allem bei der Benutzung von losen Akten ist äußerste Sorgfalt geboten,
   (b)   Bestandteile des Archivgutes wie Blätter, Zettel, Umschläge, Siegel, Stempelabdrucke und Briefmarken zu entfernen,
   (c)   Vermerke oder Striche im Archivgut anzubringen oder vorhandene zu tilgen,
   (d)   verblaßte Stellen nachzuziehen,
   (e)   Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden oder darauf zu radieren.
4. Festgestellte Mängel im Ordnungs- und Erhaltungszustand der Archivalien sind dem Archivpersonal mitzuteilen.
5. Die Verwendung technischer Geräte bei der Benutzung bedarf der Genehmigung. Diese kann versagt werden, wenn dadurch das Archivgut gefährdet oder andere Benutzer gestört werden.
6. Das Archivgut ist unmittelbar nach der Benutzung in ordnungsgemäßem Zustand zurückzugeben.
7. Es ist untersagt, Archivgut außerhalb der Diensträume zu verbringen.

 § 8 Haftung 

Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste und Beschädigungen des überlassenen Archivgutes sowie für die sonst bei der Benutzung des Archives verursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, daß ihn kein Verschulden trifft.

 § 9 Auswertung des Archivgutes

Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivgutes die Rechte und schutzwürdigen Interessen des Landes und des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Er hat das Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie von Ansprüchen Dritter freizustellen. Belegstellen sind anzugeben.

§ 10 Belegexemplare 

1. Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Archivs verfaßt, sind die Benutzer verpflichtet, dem Archiv kostenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte.
2. Beruht die Arbeit nur zum Teil auf Archivgut des Archives, so hat der Benutzer die Druck­legung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.

§ 11 Versendung und Ausleihe von Archivgut   

1.  Auf die Versendung und Ausleihe von Archivgut zur Einsichtnahme außerhalb des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie besteht kein Anspruch.
2. Auf begründeten Antrag können in Ausnahmefällen Archivalien zu Forschungszwecken entliehen werden, sofern von Seiten des Entleihers eine ordnungsgemäße Benutzung und Aufbewahrung gewährleistet wird. Der Entleiher ist verpflichtet, das Archivgut diebstahl- und feuersicher zu verwahren sowie nach Ablauf der vom Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie bestimmten Ausleihfrist zurückzugeben. Die Ausleihfrist kann auf Antrag verlängert werden.
3. Vor der Ausleihe ist zu überprüfen, ob der Benutzungszweck nicht durch die Übersendung von Reproduktionen erreicht werden kann.
4. Aus dienstlichen Gründen können entliehene Archivalien jederzeit kurzfristig zurückgefordert werden.
5. Die Entscheidung über eine mögliche Ausleihe wird vom substantiellen Zustand der Archivalien abhängig gemacht. Sie ist darüber hinaus nur möglich, wenn gewährleistet ist, daß das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung geschützt wird. Die Herstellung von Reproduktionen des ausgeliehenen Archivgutes durch den Leihnehmer oder Dritte bedarf der Zustimmung des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie.

 § 12 Reproduktionen und Nachbildungen von Archivgut

1. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Reproduktionen.
2. Die Fertigung von Reproduktionen und deren Publikation sowie die Edition von Archivgut bedürfen der Zustimmung des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck und unter Angabe der Belegstelle verwendet werden. Schutzwürdige Belange von Betroffenen und Dritten dürfen nicht berührt wer­den.
3. Reproduktionen von Archivgut dürfen nur hergestellt werden, soweit dabei eine Gefährdung oder Schädigung des Archivgutes ausgeschlossen werden kann. Die Genehmigung für die Anfertigung von Reproduktionen erteilt der Referatsleiter Archive.
4. Es werden nur Unterlagen reproduziert, die nicht konspektiert werden können (Pläne, Zeichnungen) und Fundlisten zur Bearbeitung von Fundmaterial. Es werden keine vollständigen Ortsakten reproduziert.
5. Kopien werden ausschließlich von Archivmitarbeitern angefertigt.
6. Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist dem Archiv ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.
7. Film, Fernsehen und Rundfunk haben die Uraufführungen ihrer Filme und Sendungen, die unter Verwendung von Archivgut des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie hergestellt wurden, demselben schriftlich anzukündigen.

 § 13 Gebühren

 Die Erhebung von Gebühren und Auslagen richtet sich nach der Gebührenordnung des Landesamtes für Denkmalpflege und Archäologie.

 § 14 Appellationsverfahren

1. Können strittige Fälle zwischen Archivleitung und Benutzern nicht geklärt werden, ist die Entscheidung des Abteilungsleiters bzw. Amtsleiters einzuholen.
2. Gegen Gebührenbescheide und gegen Ausschluß von der Archivnutzung kann Beschwerde erhoben werden.
3. Die Beschwerde ist schriftlich oder mündlich unter Angabe der Gründe innerhalb einer Frist von vier Wochen nach Zugang oder Bekanntgabe der Entscheidung bei der Archivleitung einzulegen, die die Entscheidung getroffen hat.
4. Die Beschwerde hat aufschiebende  Wirkung.
5. Über die Beschwerde ist innerhalb von vier Wochen nach ihrem Eingang zu entscheiden. Wird der Beschwerde nicht abgeholfen, ist sie innerhalb dieser Frist dem Amtsleiter zuzuleiten. Der Beschwerdeführer ist davon zu informieren. Der Amtsleiter entscheidet innerhalb weiterer vier Wochen.
6. Die Entscheidungen über Beschwerden haben schriftlich zu ergehen, sind zu begründen und dem Beschwerdeführer zuzusenden.
7. Die Möglichkeit des Widerspruchs nach der geltenden Verwaltungsgerichtsordnung bleibt von diesem Beschwerdevorgang gemäß Satz (1) bis (6) unberührt.

 § 15 Schlußbestimmungen

 Diese Archivordnung tritt mit Wirkung vom 24.10.2005 in Kraft. Sie ersetzt die entsprechenden Ordnungen vom 24.9.2001 (ehemaliges Landesamt für Denkmalpflege) und vom 1.12.1997 (ehemaliges Landesamt für Archäologie).

Halle (Saale), den 24.10.2005

Dr. Harald Meller

Direktor Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie Sachsen-Anhalt

Landesmuseum für Vorgeschichte

Die Personen- und Funktionsbezeichnungen gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form.